Pirmą kartą prekes iš trečiosios šalies importuojančiai įmonei muitinės procedūros dažnai atrodo kaip paskutinis formalumas prieš gaunant krovinį. Tiekėjas jau apmokėtas, transportas užsakytas, prekės keliauja, todėl belieka jas pasiimti. Praktikoje šiame etape atsiranda deklaracijos, prekių kodai, vertės, kilmės ir dokumentų klausimai. Muitinės tarpininkai padeda verslui atlikti muitinės formalumus ir atstovauti procese, kuriame klaidinga ar neišsami informacija gali reikšti ne tik papildomą susirašinėjimą, bet ir užtrukusį krovinio judėjimą. https://www.arijus.lt/paslaugos/muitines-tarpininkai
Muitinės tarpininkai dirba tiek su pavienėmis, tiek su reguliariai pasikartojančiomis siuntomis, tačiau šių klientų poreikiai skiriasi. Pirmą kartą importuojantis verslas dažniau nežino, kokius duomenis turi pateikti, o nuolatinis importuotojas labiau vertina greitą ir nusistovėjusį procesą. Abiem atvejais galioja ta pati praktinė taisyklė: kuo daugiau svarbių klausimų išsprendžiama iki krovinio atvykimo, tuo mažiau jų tenka spręsti tada, kai prekės jau laukia terminale ar kitoje muitinės prižiūrimoje vietoje.
Tarpininko darbas gali prasidėti dar prieš išsiunčiant krovinį
Dažna klaida – muitinės klausimus pradėti spręsti tik gavus ekspeditoriaus pranešimą apie artėjantį krovinį. Jei importuojamos gerai pažįstamos prekės ir visi dokumentai tvarkingi, tokia schema kartais veikia. Su nauju produktu rizikos daugiau.
Dar prieš išsiuntimą galima įvertinti, ar turima pakankamai informacijos apie prekę, jos kilmę ir sandorį. Taip pat galima iš anksto pastebėti pernelyg abstrakčius sąskaitos aprašymus ar kitus dokumentų trūkumus. Kol prekės dar pas tiekėją, paprašyti patikslinimų paprastai paprasčiau.
Tai ypač aktualu perkant iš naujo gamintojo. Tiekėjas gali būti puikus savo produkto specialistas, bet visiškai nežinoti, kokios informacijos reikės pirkėjui atliekant importo formalumus Lietuvoje. Jo ankstesni klientai galėjo dirbti kitose rinkose ir turėti kitokį procesą.
Todėl frazė „mes visada taip siunčiame“ nėra garantija, kad importuotojui nieko daugiau neprireiks.
Pirmasis žingsnis – suprasti, kokia prekė iš tikrųjų importuojama
Komercinis produkto pavadinimas ne visada pakankamai tiksliai apibūdina prekę. Gamintojas gali naudoti savo modelio numerį, prekės ženklą arba rinkodarinį pavadinimą, kuris pirkėjui yra visiškai aiškus, tačiau mažai pasako apie patį gaminį.
Muitinės procesui gali būti svarbios produkto savybės, paskirtis, sudėtis, medžiagos ar techniniai parametrai. Kokios informacijos reikia, priklauso nuo konkretaus gaminio. Dėl to vien nuoroda į internetinę parduotuvę ne visada išsprendžia klasifikavimo klausimą.
Verslas, turintis šimtus skirtingų prekių pozicijų, šią problemą pajunta gana greitai. Jei kiekvienos siuntos metu produkto informacijos ieškoma iš naujo, muitinės formalumai tampa bereikalingai lėti.
Daug praktiškiau nuolat importuojamų prekių duomenis laikyti vienoje vietoje. Tada naujas krovinys nėra naujas tyrimas nuo nulio.
Tarifinis kodas turi įtakos daugiau nei dokumento eilutei
Prekių klasifikavimas yra viena tų sričių, kurios iš pirmo žvilgsnio atrodo gana techninės. Importuotojui norisi rasti tinkamiausiai skambantį aprašymą, pasirinkti kodą ir judėti toliau. Realybėje klasifikavimas gali būti susijęs su muitų tarifais bei kitomis konkrečiai prekei taikomomis priemonėmis.
Dėl to kodas neturėtų būti pasirenkamas vien todėl, kad tokį nurodė tiekėjas. Užsienio gamintojas gali pateikti savo naudojamą kodą, tačiau importuotojui vis tiek svarbu įvertinti klasifikavimą pagal jo importo situaciją.
Panašių produktų skirtumai kartais atrodo nedideli. Medžiaga, veikimo principas ar pagrindinė paskirtis gali pakeisti vertinimą, nors pirkėjui abi prekės atrodo beveik vienodos.
Reguliariai importuojant tą patį asortimentą klasifikavimo nuoseklumas tampa dar svarbesnis. Vienkartinė klaida yra viena problema, sistemingai kartojama klaida – jau kita.
Prekės vertė ir pirkimo kaina nėra visada visiškai tas pats klausimas
Verslo apskaitoje natūraliai daugiausia dėmesio skiriama tiekėjo sąskaitai. Joje nurodyta produkto kaina yra pagrindinis komercinio sandorio skaičius. Tačiau atliekant muitinės formalumus gali būti svarbios ir platesnės sandorio aplinkybės.
Ypač verta atkreipti dėmesį į nestandartines situacijas. Nemokamai siunčiami pavyzdžiai, neįprastos nuolaidos, papildomi su sandoriu susiję mokėjimai ar prekyba tarp susijusių įmonių nėra tas pats, kas paprastas pirkimas iš nepriklausomo tiekėjo pagal įprastą komercinę sąskaitą.
Tarpininkui tokios aplinkybės turėtų būti žinomos. Nutylėti informaciją vien todėl, kad ji neįrašyta pagrindinėje sąskaitos eilutėje, nėra geras būdas supaprastinti procedūrą.
Tvarkingas importo procesas prasideda nuo tikrų duomenų, net jei dėl jų iš pradžių reikia atsakyti į kelis papildomus klausimus.
Kilmės dokumentais geriau pasirūpinti tada, kai tiekėjas dar laukia apmokėjimo
Prekių kilmės klausimai tarptautinėje prekyboje gali turėti praktinę reikšmę. Tačiau importuotojai kartais juos prisimena tik tada, kai krovinys jau išsiųstas ir reikia atlikti muitinės procedūras.
Tuomet prasideda susirašinėjimas su tiekėju. Pirkimų vadybininkas siunčia laišką, po kelių valandų priminimą, kitą rytą dar vieną žinutę per „WhatsApp“. Gamintojui užsakymas jau baigtas, prekės išvažiavo, todėl dokumentų klausimas nebūtinai atsiduria jo prioritetų sąrašo viršuje.
Komercinių derybų metu situacija kitokia. Kol derinamos užsakymo sąlygos ir mokėjimai, pirkėjas turi daugiau galimybių aiškiai nurodyti, kokių dokumentų tikisi.
Tai nedidelė procesinė detalė, tačiau realioje tarptautinėje prekyboje tokios detalės sutaupo nemažai laiškų.
Kas vyksta, kai krovinys atrenkamas muitinės kontrolei?
Net ir tvarkingai parengti dokumentai nereiškia, kad kiekviena siunta būtinai judės identišku tempu. Muitinės kontrolė yra normali prekių judėjimo per išorinę sieną dalis, todėl konkrečiai siuntai gali prireikti papildomo tikrinimo.
Verslui svarbiausia suprasti, kad tokia situacija gali paveikti laiką. Jeigu reikia papildomų dokumentų ar fizinės krovinio patikros, suplanuotas paėmimas gali pasislinkti.
Dėl to labai rizikinga klientui žadėti pristatymą remiantis absoliučiai optimistiniu scenarijumi. Jei prekės pirmadienį atvyksta į terminalą, tai dar nereiškia, kad pirmadienio popietę jos būtinai stovės įmonės sandėlyje.
Reguliariam importuotojui nedidelis laiko rezervas tiekimo grandinėje dažnai kainuoja mažiau nei nuolatinis skubių situacijų sprendimas.
Tranzitas praverčia, kai muitinės procedūra atliekama ne atvykimo vietoje
Tarptautinės logistikos grandinė ne visada baigiasi muitinės procedūra tame pačiame taške, kuriame krovinys pirmą kartą pasiekia Europos Sąjungos teritoriją. Tam tikrose transporto schemose prekės gali judėti toliau taikant tranzito procedūrą ir reikalingus muitinės formalumus atlikti kitoje vietoje.
Tai leidžia logistikos procesą organizuoti pagal konkretaus verslo ir krovinio poreikius. Pavyzdžiui, gali būti patogiau prekes nukreipti į kitą logistikos centrą ar muitinės prižiūrimą vietą, o ne visus veiksmus atlikti pirmame atvykimo taške.
Tokiose schemose ypač svarbus koordinavimas. Transporto, muitinės ir sandėlio grandys turi žinoti, kokį statusą turi prekės ir kokie veiksmai dar neatlikti.
Fizinis krovinio judėjimas ir jo muitinis statusas nėra vienas ir tas pats dalykas. Importuotojui, pradėjusiam naudoti sudėtingesnes tiekimo schemas, šį skirtumą verta gerai suprasti.
Muitinės sandėlis gali būti naudingas ne vien didelėms korporacijoms
Verslas ne visada nori arba gali iš karto užbaigti importo procedūrą visam atvykusiam prekių kiekiui. Tam tikrose situacijose muitinės sandėliavimo sprendimai suteikia galimybę prekes laikyti muitinės priežiūroje iki tolimesnio jų paskirties sprendimo ar kitos procedūros.
Praktinis poreikis gali atsirasti, kai įmonė importuoja didesnes partijas, prekės vėliau juda į skirtingas rinkas arba tiekimo modelis reikalauja daugiau lankstumo. Tai jau nėra paprasčiausias scenarijus „atvyko – deklaravome – išvežėme“, todėl svarbu iš anksto susidėlioti procesą.
Tokios procedūros neturėtų būti pasirenkamos vien todėl, kad skamba patogiai. Reikia įvertinti administravimą, kaštus, prekių srautą ir realią naudą konkrečiam verslui.
Augant importo apimtims būtent čia muitinės specialisto vaidmuo gali keistis. Tarpininkas tampa ne vien žmogumi, kuriam persiunčiama sąskaita prieš krovinio atvykimą, bet ir partneriu planuojant tinkamą procedūrų seką.
Socialinių tinklų prekyba kartais juda greičiau už dokumentus
Nedidelė elektroninė parduotuvė šiandien gali labai greitai tapti importuotoja. Pakanka pastebėti populiarėjantį produktą „TikTok“ ar „Instagram“, susisiekti su gamintoju ir užsakyti pirmą partiją. Po kelių savaičių prekės jau keliauja į Europą.
Toks greitis turi savo kainą. Produktas gali būti nupirktas dar iki galo neįvertinus jo importo sąlygų, dokumentacijos ir galutinės savikainos. Kai pardavimo kaina internete atrodo patraukli, norisi veikti greitai, kad konkurentai nespėtų užimti rinkos.
Tačiau logistika ir muitinės formalumai neveikia pagal socialinių tinklų trendų tempą. Prekė turi būti tinkamai identifikuota ir deklaruota nepriklausomai nuo to, kiek milijonų peržiūrų surinko ją rodantis vaizdo įrašas.
Todėl net labai greitam e. prekybos verslui naudinga turėti vieną lėtesnį etapą – patikrinti importo procesą prieš pervedant pinigus už didelę partiją.
Augant siuntų skaičiui keičiasi ir santykis su tarpininku
Kai įmonė importuoja kartą per metus, muitinės tarpininkas gali būti kontaktas, kurio numeris ištraukiamas tik atvykus kroviniui. Kai siuntos atvyksta kiekvieną savaitę, toks darbo modelis tampa nepatogus.
Reguliariam importui reikia aiškesnio informacijos perdavimo. Kas siunčia dokumentus? Kada jie turi būti pateikti? Kas atsako į klausimus apie produktus? Kur laikomi ankstesnių siuntų duomenys? Kas informuoja apie naują tiekėją ar pasikeitusią prekę?
Įmonės dažnai bando šias problemas spręsti samdydamos daugiau žmonių, nors dalį chaoso sukelia ne darbuotojų trūkumas, o neapibrėžtas procesas.
Gerai organizuotas bendradarbiavimas sumažina kasdienio susirašinėjimo kiekį. Pasikartojančioms siuntoms nebereikia dešimties laiškų, jei abi pusės iš anksto žino, kokios informacijos reikia.
Tarpininko kaina yra viena iš mažiausiai įdomių išlaidų, kai krovinys sustoja
Žinoma, paslaugos tarifas svarbus. Įmonė, per metus atliekanti šimtus muitinės operacijų, pagrįstai skaičiuoja vienos procedūros kainą ir lygina tiekėjus. Tačiau vien deklaracijos tarifas neparodo visos ekonomikos.
Jeigu trūkstant informacijos krovinys užlaikomas, gali atsirasti papildomų logistikos sąnaudų. Dar svarbiau, kad pačių prekių nėra ten, kur jų reikia. Pardavimų komanda negali vykdyti užsakymų, gamyba laukia komponentų, o suplanuotas transportas turi būti perorganizuojamas.
Todėl kelių eurų skirtumas tarp dviejų paslaugų pasiūlymų kartais yra mažiausia visos situacijos dalis.
Vertinant partnerį verta žiūrėti į reagavimo laiką, komunikacijos aiškumą, patirtį su konkretaus pobūdžio prekėmis ir gebėjimą dirbti su pasikartojančiais srautais. Tai sunkiau įrašyti į vieną kainoraščio eilutę, bet kasdienėje veikloje šie dalykai jaučiami greitai.
Tvarkingame importe muitinės tarpininkas neturėtų būti „gaisrininkas“
Skubios situacijos logistikoje neišnyks. Kartais tiekėjas padarys klaidą, transportas atvyks anksčiau nei tikėtasi arba naujai prekei prireiks papildomos informacijos. Tačiau jei kiekviena siunta tampa skubia problema, priežasties verta ieškoti pačiame procese.
Patyręs importuotojas ilgainiui sukaupia prekių informaciją, susitaria su tiekėjais dėl dokumentų ir aiškiai paskirsto atsakomybę įmonės viduje. Tada tarpininkui lieka atlikti savo darbo dalį, o ne kiekvieną kartą padėti atkurti trūkstamą informaciją nuo pradžių.
Gerai veikiant tokiai sistemai muitinės tarpininkai tampa nuolatine, bet gana ramia tiekimo grandinės dalimi. Verslas žino, ką pateikti, tarpininkas žino, ko tikėtis, o naujas krovinys nebėra ypatingas įvykis. Reguliarioje tarptautinėje prekyboje būtent toks nuspėjamumas dažniausiai yra daug vertingesnis už gebėjimą paskutinę minutę išspręsti dar vieną krizę.
